Espace d'aide dédié aux formateurs
Cette page est dédiée aux formateurs de The Media Faculty 2 ou aux personnes souhaitant le devenir. Il s’agit d’un espace rassemblant plusieurs modules d’aide à la conception de formation, à leurs tenues ainsi que des éléments en lien avec les questions administratives.
N’hésitez pas à consulter notre projet pédagogique.
Le NDA est le numéro de déclaration d’activité que doit posséder tout formateur ou organisme de formation. Il faut le considérer comme une immatriculation à la liste de l’ensemble des organismes de formation (OF, CFA, formateur indépendant…).
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Le Bilan pédagogique et financier retrace l’activité de dispensateur de formation pour le dernier exercice comptable clos.
Les quatre piliers de l’apprentissage. Stanislas Dehaene, neuroscientifique :
Stanislas Dehaene est un psychologue spécialisé en neuropsychologie auteur du livre Apprendre ! Les talents du cerveau, le défi des machines” chez Odile Jacob – septembre 2018
L’experience apprenante est la qualité et l’efficience de l’apprentissage lors d’un parcours de formation.
Il est très influencé par le changement de postulat dans la posture de l’apprenant :
- Les apprenants souhaitent trouver des réponses rapides et pertinentes : La bonne ressource pédagogique au bon moment caractérisé notamment par la tendance micro-learning.
- L’apprentissage autorégulé : les apprenants adaptent leur apprentissage en fonction de leur emploi du temps. Les cours sont suivis de manière autonome quand ils peuvent et quand ils le souhaitent.
- ATAWAD – N’importe quand, n’importe où, n’importe quel terminal – L’importance du mobile dans l’accès aux contenus en ligne.
- L’apprentissage interactif : les apprenant souhaitent être actifs lors de leur parcours d’apprentissage. Ils ne souhaitent plus de cours magistraux, ils veulent des apprentissages qui leur permettront d’acquérir des compétences opérationnelles.
Évaluation de la formation : C’est dans les année 50 que Donald Kirkpatrick défini son fameux modèle d’évaluation de la formation, toujours employé aujourd’hui.
Pourquoi intégrer la qualité dans sa démarche pédagogique ? La réponse est un peu dans la question… mais si nous allons dans le détail, voici quelques pistes :
- Pour répondre aux critères Qualiopi
- Si vous être un CFA (obligation d’un conseil de perfectionnement – indicateur 20 du Référentiel National Qualité)
- Pour prouver l’adéquation de votre offre de formation avec les besoins du marché. (RNCP et RS friendly).
- Pour prouver la prise en compte des besoins et objectifs de vos apprenants (mesurer l’écart entre les objectifs fixés et les résultats obtenus).
- Pour démontrer que l’organisme de formation est en recherche constante d’amélioration continue.
- Pour mettre en place une démarche d’accessibilité des formations et de l’adaptation des dispositifs pour favoriser l’inclusion.
01 - Déposer son NDA
Qu’est-ce que le NDA ?
Le NDA est le numéro de déclaration d’activité que doit posséder tout formateur ou organisme de formation. Il faut le considérer comme une immatriculation à la liste de l’ensemble des organismes de formation (OF, CFA, formateur indépendant…).
En cas de prestations de formation professionnelle, c’est une formalité administrative obligatoire (articles L6351-1 et suivants du Code du travail).
Le NDA doit apparaître sur les devis, les factures, les conventions ou encore les contrats.
Sans NDA il est impossible de prétendre à un référencement Datadock* ou une certification Qualiopi.
De plus, les organismes de formation faisant appel à des formateurs en sous-traitance, doivent s’assurer qu’ils possèdent bien leur NDA. Il en va de la responsabilité juridique de l’OF.
L’instance qui contrôle les dispensateurs de formation est la DRIEETS :
GUIDE À L’USAGE DES ORGANISMES DE FORMATION PROFESSIONNELLE FRANCILIENS – DRIEETS Île de France – Juin 2022
Le département du contrôle de la formation professionnelle fait partie de la Direction régionale et interdépartementale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DRIEETS) d’Ile-de-France. La DRIEETS est une administration déconcentrée de l’Etat, placée sous l’autorité du Préfet de région (excepté pour l’inspection du travail).
- Le fait de disposer d’un NDA ne dispense pas de justifier par ailleurs des certifications ou des diplômes requis.
- Légalement, vous ne pouvez pas facturer vos prestations de formation tant que vous ne disposez pas de NDA.
Comment obtenir mon NDA ?
La déclaration doit être effectuée au plus tard dans les trois mois suivant la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle.
Article R. 6351-1 du Code du Travail.
- Convention ou contrat de formation.
- Avis de situation au répertoire Sirene
- Le bulletin n° 3 du casier judiciaire du dirigeant pour les personnes morales ou celui du déclarant pour les personnes physiques (récent).
- Le programme de formation décrivant le contenu, les moyens, les modalités, les pré-requis…
- La liste de formateurs, ainsi que les justificatifs des titres et qualités.
Il faut prévoir un délai compris entre 20 et 30 jours pour obtenir son NDA et pas toujours du 1er coup.
- Vous devez justifiez d’une activité de formation professionnelle continue l’année écoulée.
- Vous devez déposer votre bilan pédagogique et financier (BPF) annuel.
- Vous possédez les autorisations et diplômes nécessaires pour exercer votre activité.
- Vous vous acquittez de votre déclaration sociale et fiscale, ainsi que le paiement des cotisations, impôts et taxes.
NB : voir le guide de télédéclaration d’activité dans les ressources plus bas.
Comment obtenir mon NDA ?
- Pour tout organisme de formation le NDA est obligatoire même dans le cadre d’une sous-traitance d’une action de formation.
- Le NDA doit apparaître sur tous vos documents commerciaux.
- Il permet d’accéder à la certification Qualiopi et au référencement sur Datadock
- Le dépôt de son NDA se fait via la plateforme : https://www.monactiviteformation.emploi.gouv.fr/ dans les 3 mois qui suivent la fin
- Une fois le NDA obtenu, vous êtes soumis à la déclaration du Bilan Pédagogique et Financier une fois par an au mois d’avril (le BPF).
- Possibilité d’une éventuelle demande d’exonération de TVA.
Ressources
- Modèles types de documents (contrat, convention, règlement intérieur…) proposé par la Dreets : https://hauts-de-france.dreets.gouv.fr/Documents-types-pour-les-organismes-de-formation
- Guide pour aller plus loin dans les droits et les obligations des dispensateurs de formation : https://hauts-de-france.dreets.gouv.fr/Guide-pratique-des-droits-et-obligations-des-dispensateurs-de-formation
- Guide de télédéclaration d’activité :
02 - Le Bilan Pédagogique et Financier
Qu’est-ce que c’est ?
Le Bilan pédagogique et financier retrace l’activité de dispensateur de formation pour le dernier exercice comptable clos.
DREETS :
L’article L.6352-11 du code du travail prévoit que les organismes de formation adressent leur bilan pédagogique et financier (BPF) chaque année au service régional de contrôle de la formation professionnelle de la DREETS.
Le BPF est le reflet chiffré de l’activité annuelle d’un organisme de formation.
Qui est concerné ?
Tous les organismes de formation ou formateurs indépendants, même si c’est une activité partielle, tant qu’ils ont un Numéro de Déclaration d’Activité.
Qui est le service compétent ?
Le Service régional de contrôle de la formation professionnelle de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi.
Que comporte-t-il ?
1. Cadres A et B : Identification et caractéristiques de l’organisme de formation.
2. Cadres C et D : Bilan financier
3. Cadre E : Formateurs
4. Cadre F : Bilan pédagogique
5. Cadre G : Stagiaires dont la formation a été confiée à votre organisme par un autre organisme de formation.
6. Cadre H : Dirigeant de l’organisme.
Soit il doit comporter :
- les activités de formation conduites au cours de l’exercice comptable ;
- le nombre de stagiaires et d’apprentis accueillis ;
- le nombre d’heures de formation suivies par les stagiaires et les apprentis, ainsi que le nombre d’heures de formation dispensées, en fonction de la nature, du niveau, des domaines et de la durée des formations ;
- la répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures émises par le prestataire ;
- les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle ;
- Sur demande du préfet de région territorialement compétent, les prestataires sont tenus de produire la liste des prestations de formation réalisées ou à effectuer.
Comment le remplir ?
La déclaration doit généralement être faite avant le 30 avril de chaque année.
Vous devez remplir et transmettre votre BPF via la plateforme : https://www.monactiviteformation.emploi.gouv.fr/mon-activite-formation/.
Vous pouvez trouver des guides sur le site web mais aussi sur la notice explicative : https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/bilan_pedagogique_et_financier_notice.pdf.
Ressources
03 - Les 4 piliers de l’apprentissage
Les quatre piliers de l’apprentissage. Stanislas Dehaene, neuroscientifique
Stanislas Dehaene est un psychologue spécialisé en neuropsychologie auteur du livre Apprendre ! Les talents du cerveau, le défi des machines” chez Odile Jacob – septembre 2018
Vidéo
Les 4 piliers :
Le pédagogue doit jouer avec l’attention de ses apprenants. Par la mise en activité, il développe nos capacités “d’alerte“. Par l’apport de message clairs et adaptés aux profils de ses apprenants, il facilite l’orientation, en les amenant à s’orienter vers l’essentiel. Par l’environnement d’apprentissage qu’il crée il favorise ou pas un bon contrôle exécutif. En donnant le temps nécessaire aux travaux, en évitant le multitâche, en simplifiant les connaissances à acquérir ou en donnant des méthodes pour les intégrer, il évite la surcharge de la mémoire de travail et rend plus efficace le contrôle exécutif.
“Sans attention, sans effort, sans profondeur de la réflexion, la leçon s’évanouit sans laisser de trace dans le cerveau”
Le formateur doit donner du temps à l’apprenant pour produire des inférences, composer et recomposer ses connaissances. La passivité, c’est sûr, est l’ennemi de l’apprentissage, mais l’activité ne se résume pas à cliquer sur des boutons ou à répondre à des questions. C’est une activité de réflexion guidée que le formateur doit mettre en oeuvre. Ce n’est pas le jeu pour amuser ou la pédagogie de la découverte pour divertir.
“Le mieux est une pédagogie qui rende l’étudiant actif, mais qui soit étroitement guidé par l’enseignant – un enseignement structuré, doté d’une progression claire et rigoureuse, qui commence par les fondamentaux, vérifie leur maîtrise, et s’appuie sur eux pour construire une pyramide de sens”.
L’erreur vient tout d’abord de l’écart entre ce que le cerveau de l’apprenant prédit qu’il va arriver et ce qui arrive réellement. L’erreur est déclencheur d’attention. Elle est source de curiosité et enclenche des processus cognitifs d’interrogation et d’analyse.
Pour qu’on apprenne de nos erreurs, il est nécessaire que le feedback soit constructif. On a besoin de savoir ce qui est juste ou faux, mais pas qu’on nous dise ce qu’on aurait dû faire. Plus on teste nos connaissances, plus on progresse. Encore faut-il que les épreuves de test soient parfaitement adaptées à notre profil d’apprenant. Sans quoi, nous dégradons notre sentiment d’auto efficacité et nous développons du stress et de l’anxiété qui nuisent à notre faculté d’apprentissage.
C’est amener l’apprenant à passer de l’agir en conscience à l’agir inconsciemment. Celui qui agit sans penser à son action, libère sa mémoire de travail qui est par définition limitée et joue le rôle de goulet d’étranglement dans ses capacités d’apprentissage.
“Pourquoi la routinisation est-elle si importante ? Parce qu’elle libère les ressources du cortex… Tant qu’un apprentissage n’est pas automatisé, il absorbe les précieuses ressources de l’attention exécutive et empêche de se concentrer sur tout autre chose”
Comment favoriser cette consolidation. La réponse première de Stanislas Dehaene peut paraître à première vue surprenante : par le sommeil !
La raison en est simple, dans notre sommeil profond nous réactivons nos connaissances récentes et nous favorisons les liens avec nos modèles mentaux déjà bien ancrés. Or plus nous réactivons nos connaissances, plus nous avons de chances de produire de nouveaux liens entre ce que nous venons de voir et ce que nous connaissons déjà. C’est pourquoi, l’autre manière de favoriser la consolidation qui est beaucoup plus à la main du formateur est la répétition à l’exposition du savoir à acquérir.
Plus l’apprentissage est distribué, plus l’apprentissage est puissant. Mais la distribution ne doit pas se faire n’importe comment. Stanislas Dehaene nous rappelle à travers différentes expériences célèbres de mémorisation que le meilleur espacement est à intervalles croissants (cf. schéma ci-dessous extrait). Cette loi est à prendre en compte par tous ceux qui souhaitent aujourd’hui développer des parcours hybrides et notamment des actions de formation en situation de travail.
Synthèse
- Nous pouvons retenir qu’il y a 4 piliers à l’apprentissage :
- l’attention,
- l’engagement actif,
- le retour sur l’erreur,
- la consolidation.
- Nous pouvons en déduire qu’il faut :
- Porter attention à la hiérarchisation du parcours : séquençage, concision, surcharge.
- Favoriser la diversité des modalités, notamment celle où l’apprenant est actif.
- “Soigner” la présentation (ergonomie, graphisme) pour favoriser l’attention et éviter les surcharges.
- Être attentif au niveau de l’apprenant et adapter le parcours en fonction.
- Privilégier l’apprentissage par essais/erreurs en prenant soin de délivrer des feedbacks constructifs.
- Répéter dans le temps pour l’ancrage des apprentissages.
- Faire évoluer la posture du formateur “magistral” à celui de formateur “coach/tuteur”.
- Prodiguer des conseils aux apprenants pour bien apprendre à apprendre : leur environnement, leur rythme, le sommeil, la disponibilité.
04 - L’expérience apprenante
Qu’est-ce que l’expérience apprenante ?
C’est la qualité et l’efficience de l’apprentissage lors d’un parcours de formation.
Il est très influencé par le changement de postulat dans la posture de l’apprenant :
- Les apprenants souhaitent trouver des réponses rapides et pertinentes : La bonne ressource pédagogique au bon moment caractérisé notamment par la tendance micro-learning.
- L’apprentissage autorégulé : les apprenants adaptent leur apprentissage en fonction de leur emploi du temps. Les cours sont suivis de manière autonome quand ils peuvent et quand ils le souhaitent.
- ATAWAD – N’importe quand, n’importe où, n’importe quel terminal – L’importance du mobile dans l’accès aux contenus en ligne.
- L’apprentissage interactif : les apprenant souhaitent être actifs lors de leur parcours d’apprentissage. Ils ne souhaitent plus de cours magistraux, ils veulent des apprentissages qui leur permettront d’acquérir des compétences opérationnelles.
Quels sont les avantages d’une expérience apprenant bien conçue ?
- Motivation de l’apprenant / engagement actif
- Captation de l’attention
- Rétention de l’apprentissage
- Personnalisation et respect des rythmes d’apprentissage
- Mesure d’impact (Modèle de Kirkpatrick)
Les leviers d’une bonne expérience d'apprentissage
- Le séquençage multimodal du programme de formation ou granularisation :
La granularisation vise à découper le contenu d’un programme de formation en entités indépendantes qui soient les plus petites possibles. Ces “grains” sont ensuite modulables en fonction des parcours, des niveaux et des attentes des apprenants.
De plus, chaque grain peut faire l’objet de modifications ou d’évolutions sans être obligé de modifier l’ensemble.
- Le rythme personnalisé
Grâce au découpage du contenu pédagogique il est possible de le séquencer en l’étirant ou en le contractant en fonction du besoin des apprenants. Il même possible d’adapter en retirant ou ajoutant du contenu en fonction du niveau souhaité ou des actualisations.
- L’adaptative learning ou apprentissage adaptatif
Ou comment ultra-personnaliser le parcours de l’apprenant grâce à l’intelligence artificielle et la mise en place de scénario d’apprentissage à embranchement.
- L’ergonomie, l’accessibilité, le design
Ce paragraphe fera l’objet d’un module à part.
- Le choix des outils (LMS, LXP, LCMS) :
- Proposer des classes virtuelles
- Gérer l’ensemble du contenu
- Créer de nouveaux cours
- Télécharger un contenu existant
- Évaluer la progression des apprenants
- Héberger et sécuriser la formation
- Faciliter les échanges entre les formateurs et les apprenants
- Organiser le planning académique
- Avoir des forums pour motiver les échanges entre les participants
- Fournir des supports de révision
- Gérer les cohortes/communautés apprenante avec différents niveaux de distinction (gestion de droits)
Attention à sécuriser les données et à mettre en place un serveur avec une de bande passante proportionnée au besoin.
- Le social learning ou communauté d’apprentissage en ligne :
Les communautés d’apprentissage s’appuient sur le dialogue et l’échange. Leur fonctionnement s’apparente à celui des réseaux sociaux :
Un intérêt et des objectifs communs
Un “animateur” (social learning manager – tuteur) qui va modérer, stimuler, relancer, répondre… soit en étant proactif (actions programmées), soit en étant réactif (sollicitations des apprenants). On distingue trois formes de tutorat :
- Un tutorat technique (J’ai perdu mon mot de passe, je ne retrouve plus mes documents…).
- Un tutorat pédagogique (suivi apprenant, motivation, engagement).
- Un tutorat expert (spécialiste du contenu de l’apprentissage, évaluation)
Une plateforme d’échanges et de partages.
Outils de travail collaboratif.
Un guide d’animation par parcours de formation qui peut être modélisé sous différentes formes. Notamment dans l’architecture détaillée que nous verrons plus tard.
Article sur le guide d’animation : https://www.blog-formation-entreprise.fr/guide-danimation-nest-qualiopi-lexige-nest-bien/
Learning analytics : nous verrons dans un autre chapitre
Comment mettre en place une expérience d'apprentissage ?
Nous détaillerons dans un autre module les étapes de la conception de parcours orientés apprenants.
Mais en voici, succinctement, les principales phases :
- Cadrage et Analyse de la cible (LX design)
- Conception et design graphique
- Storyboarding
- Production
- Déploiement (LMS/LXP/LCMS)
- Test
- Lancement et animation
- Maintenance
Ce qu’il faut retenir ?
- Les apprenants, de part les usages numériques, ont évolué dans leur posture et attentes.
- L’expérience apprenante s’appuie sur la technologie.
- La hiérarchisation du parcours est primordiale, ainsi que sa progressivité.
- Le développement d’une expérience multimodale permet une modularité importante.
- Une expérience apprenante efficiente ne peut pas faire l’économie d’une interface ergonomique, d’un design agréable et d’une conception accessibilité.
Pour aller plus loin
Le micro learning ou fast learning : https://www.digiforma.com/definition/micro-learning/
L’apprentissage auto-régulé : https://www.digiforma.com/definition/apprentissage-autoregule/
L’adaptative learning : https://www.digiforma.com/definition/adaptive-learning/
Le social learning : https://www.digiforma.com/definition/communaute-dapprentissage-en-ligne/
05 - Le modèle Kirkpatrick
Évaluation de la formation : le modèle Kirkpatrick
C’est dans les année 50 que Donald Kirkpatrick défini son fameux modèle d’évaluation de la formation, toujours employé aujourd’hui.
Qu'est-ce que le modèle Kirkpatrick ?
Vidéo d’introduction
Les réactions :
Il s’agit d’évaluer la satisfaction de toutes les parties prenantes :
- les concepteurs de la formation,
- les partenaires (OPCO et autres financeurs par exemple),
- les commanditaires,
- les stagiaires,
au regard du parcours de formation.
A noter :
- Dans le cadre de Qualiopi, il faut récolter les preuves de la satisfaction. Cela peut prendre la forme de questionnaire, de compte-rendu ou vidéo d’entretien, commentaires, etc.
- Une bonne satisfaction ne présage pas d’un bon apprentissage.
- Outre la satisfaction déclarative, il est possible de s’appuyer aussi sur des indicateurs tels que le taux de participation, le taux de complétude, le taux de d’abandon, le temps passé…
L'apprentissage :
Ici on évalue le niveau des acquis des apprenants et les progrès réalisés :
- Avant le parcours : c’est l’évaluation diagnostique qui permet d’observer les pré-acquis afin d’adapter la formation au public cible. Dans le cadre de Qualiopi, on parle de positionnement dans un objectif de personnalisation des parcours.
- Pendant le parcours : on applique l’évaluation formative. Elle a lieu tout au long du parcours pour permettre d’observer les progrès, les difficultés et les acquis des apprenants dans l’objectif de réajuster le parcours en cours de route.
- Après le parcours : l’évaluation sommative permet d’attester du niveau d’acquisition des compétences par l’apprenant. Elle donne lieu à une grille d’évaluation par note ou par acquis. Dans le cadre d’un parcours certifiant (RNCP, Registre Spécifique, CQP….) il y aura aussi l’évaluation de certification, souvent sous forme de commission, permettant de statuer si oui ou non le stagiaire est en mesure de recevoir le titre. Il est important d’évaluer à ISO-périmètre, c’est à dire sur les mêmes critères de compétences du début à la fin.
Le transfert (de compétence) :
Dans ce cadre on analyse l’impact de la formation sur le quotidien professionnel du stagiaire. Dans quelle mesure a t-il su mettre en œuvre ses nouveaux acquis ? Pour permettre d’attester que les compétences sont acquises et ont permis d’optimiser sa pratique, l’évaluation doit se faire en conditions de travail. A noter qu’il faut aussi évaluer le cadre professionnel dans lequel l’apprenant évolue. Afin de déterminer si toutes les conditions sont réunies pour lui permettre d’appliquer ou non ses nouvelles compétences.
Les résultats (impact de rentabilité) :
Il s’agit de la vérification de l’atteinte des objectifs initiaux du stagiaire et/ou du commanditaire. Il faut donc les avoir recueilli avant l’entrée en formation, voir même au moment de la conception, et identifié les indicateurs qui correspondent. Ceux-ci doivent être réalistes et observables.
Critique du modèle Kirkpatrick
- Le découpage clair des étapes d’évaluation.
- Il s’adapte quelque que soit les modalités (parcours traditionnel, multimodal, numérique).
- Il permet de mettre en place une réflexivité autour de l’efficience des parcours de formation.
- Il permet aux stagiaires et aux commanditaires d’analyser l’impact de leur investissement en formation.
- Il faut avoir anticipé les moyens d’évaluation dès la conception du parcours de formation.
- De manière poussée, sa mise en place peut-être chronophage et nécessiter des compétences spécifiques (analyse UX, testing, outils de tracking et d’analytics, analyses des résultats…).
- Sans un cadrage des objectifs en amont et l’identification d’indicateurs quantitatifs et qualitatifs clairs, les résultats peuvent être soumis à interprétation.
Pour conclure :
- Malgré son ancienneté le modèle de Kirkpatrick reste l’une des méthodes d’évaluation la plus utilisée.
- Il faut anticiper son déploiement (objectifs, indicateurs, compétences, modalités…) dès la conception du parcours.
- Il y a 4 angles d’évaluation : les réactions, l’apprentissage, le transfert et les résultats.
- L’apprentissage s’évalue en amont (évaluation diagnostique), durant (évaluation formative) et après la formation (évaluation sommative voir certificative s’il y a lieu).
- La mise en place du modèle de Kirkpatrick participe au déploiement d’une démarche qualité.
06 - Adopter une démarche qualité pour la formation
Pourquoi intégrer la qualité dans sa démarche pédagogique ?
La réponse est un peu dans la question… mais si nous allons dans le détail, voici quelques pistes :
- Pour répondre aux critères Qualiopi
- Si vous être un CFA (obligation d’un conseil de perfectionnement – indicateur 20 du Référentiel National Qualité)
- Pour prouver l’adéquation de votre offre de formation avec les besoins du marché. (RNCP et RS friendly).
- Pour prouver la prise en compte des besoins et objectifs de vos apprenants (mesurer l’écart entre les objectifs fixés et les résultats obtenus).
- Pour démontrer que l’organisme de formation est en recherche constante d’amélioration continue.
- Pour mettre en place une démarche d’accessibilité des formations et de l’adaptation des dispositifs pour favoriser l’inclusion.
Qu’est-ce qu’une démarche qualité
optimiser le parcours apprenant, formateur…
Comment mettre en place des instances de suivi de la qualité
CODIR, comité pédagogique, conseil de perfectionnement (dans le cadre d’un CFA).
Régulière et planifiée. Il peut y avoir des comités réguliers pour gérer les questions courantes (réclamations, satisfaction…) Et des comités plus exceptionnels/de fond, pour gérer des questions plus globales :
- L’offre de formation au regard des besoins du marché.
- L’accueil des PSH
- L’optimisation du parcours apprenant : nouveaux dispositifs pédagogiques, nouveaux formats, nouvelles modalités… par exemple.
Planning des réunions.
Ordre du jour que chacun puisse prévoir les éléments nécessaires.
Compte-rendu daté, avec le nom des membres présents, les décisions prises, etc.
D’une réunion à une autre il faut qu’il y ai un suivi des débats, actions, etc. jusqu’à leur clôture.
La direction
L’équipe pédagogique et autres équipes internes en relation avec le public apprenant.
Les professionnels externes du secteurs de manière ponctuelle (financeurs, entreprises).
Les formateurs de manière ponctuelle.
Ou tout du moins, si ces personnes ne sont pas intégrées une ou deux fois par an, il faut démontrer que vous avez mis en place des actions de recueil de besoin et retours sur votre offre de formation.
C’est le rôle notamment des questionnaires de satisfaction obligatoires dans le cadre de qualiopi.
Que nous avons une démarche qualité à plusieurs niveau :
Au niveau des processus qualité en eux même : évaluation des processus et des moyens.
- Quels sont les moyens mis en place (humains et techniques).
- L’analyse de l’efficience de ces processus et des moyens.
- L’optimisation de ces processus et moyens.
Et l’autre niveau s’intéresse aux données issues des processus et moyens mis en place :
- Qu’il y a une analyse des données recueillies.
- Qu’il y a des actions préventives, palliatives, puis correctives qui sont décidées et déployées au regard des données.
- Et que l’impact de ces actions est analysé de nouveau.
Mais pas forcément systématiquement – cela doit rester pertinent au regard de votre activité) dans les CR des instances qualité :
La gestion des réclamations :
Le processus : il y a un système de tickets via Dendréo. Encore faut-il démontrer que nous avons bien transmis l’information. Avec Caroline, nous proposons donc de rajouter cette information (“comment déposer une réclamation”) dans le mail d’accueil.
La prise en compte : elle est en deux temps. Une prise en charge la plus rapide possible de la réclamation (action palliative). Et une prise en charge à plus long terme (action corrective).
L’analyse des réclamations : fréquence, sujets, délais de prise en charge, taux de résolution… Pas la peine de tenir des statistiques, mais avoir quelques indicateurs c’est un bonne pratique.
Actions d’optimisation sur le long terme (correctives)
La satisfaction globale des apprenants, partenaires, commanditaires, formateurs :
Même approche que pour la réclamation.
Prouver le processus, l’analyse du processus et les optimisations du processus.
Analyser la satisfaction à chaud (et à froid plus ponctuellement voir en dessous).
Les indicateurs :
- D’engagement des apprenants (décrochages…)
- De réussite
- Taux de participation
- ROE, c’est-à-dire le Retour sur les Attentes (return on expectation)
- Taux de satisfaction
etc.
La qualité des parcours :
Référentiel de compétence est-il toujours pertinents.
Les modalités
Le dispositif d’évaluation des compétences
etc.
PSH :
Démontrer la prise en charge lorsqu’ un cas se présente, la
sollicitation/consultation d’associations spécialisées ou autres
partenaires (médecine du travail), les solutions mises en place.
- La réflexion et les moyens mis en œuvre pour faire évoluer votre dispositif afin qu’il reste en phase avec les besoins du marché du travail. Cette démarche se fait en associant les professionnels du secteurs, les partenaires (financeurs, branche pro…) et formateurs et en se basant sur la veille sectorielle. Vous pouvez aussi analyser l’impact des formations au regard de objectifs apprenant (questionnaire de satisfaction à froid) Ou encore, mettre en place une démarche d’analyse des cibles de manière ponctuelle (recueil de besoins).
- L’optimisation du dispositif pédagogique : se baser sur la veille pédagogique et la satisfaction apprenant.
- La pris en charge des personne en situation de handicap :
- Démontrer la prise en charge lorsque un cas se présente, la sollicitation/consultation d’associations spécialisées ou autre partenaires (médecine du travail), les solutions mise en place.
- Démontrer une démarche de fond (inscription aux webinaire d’association, formation, évolution de la charte, travaux…)
Je vous invite à faire un planning à l’avance avec les thématiques récurrente de l’ODJ et celles annuelles ou bi-annuelles. Afin que chacun puissent préparer les éléments.